Cum sa faci rapoarte mai usor de citit


Indiferent cata munca ai depune pentru a finaliza un raport complex, daca nu il prezinti intr-o forma cat mai usor de citit, o buna parte din continut va fi procesat cu greu de persoana care il va citi. Astfel, munca depusa de tine nu va avea efectul scontat, si exista posibilitatea sa trebuiasca sa il refaci. Un proiect ideal este facut in asa fel incat chiar si o persoana care nu stie despre ce este vorba sa il poata procesa si sa ramana cu informatiile relevante din el. Mai jos, ti-am pregatit cateva recomandari care se refera la felul in care rapoartele tale pot fi imbunatatite.


1)Formuleaza un rezumat simplu pentru inceput  

Incearca sa te exprimi intr-un mod cat mai natural pentru a nu fi nevoie sa explici in note suplimentare ideea pe care doresti sa o transmiti. Cel mai usor sfat pentru a face asta e sa incepi prin a formula un rezumat de mici dimensiuni in care sa vorbesti despre obiective, teluri si ceea ce a rezultat in urma muncii tale. Asta va permite o prima procesare foarte usoara si va obisnui cei ce citesc proiectul tau cu termenii si temele principale.

2)Foloseste instrumentele de scris potrivite

Asemenea unui tamplar care schimba unealta in functie de taria lemnului utilizat, asigura-te ca folosesti instrumente de scris diferite pentru sectiuni diferite ale muncii tale. Foloseste maxim trei culori pentru a evidentia idei importante, obiective sau explicatii. Asigura-te ca aspectul proiectului este aerisit si invita cititorul la lectura. Cu cat incerci sa ingramadesti mai multe explicatii ulterior scrierii raportului cu atat documentul va avea o alura mai nefinisata. Mentine graficele si schitele in linii cat mai subtiri care sa poata permite identificarea detaliilor importante.

3)Acorda spatiu destul ideilor importante

Va fi foarte usor pentru persoanele care se uita peste raportul tau sa rateze o idee vitala la prima citire daca i-ai acordat doar trei randuri. Foloseste-te de spatii mai mari pentru a pune in evidenta conceptele care constituie rezultatele proiectului tau si incearca sa le repeti de minim doua ori, chiar daca tie ti se va parea redundant. Tu ce metode folosesti pentru a sublinia rezultatele proiectelor facute de tine?

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu